CONDITIONS GÉNÉRALES
(1) Mandat / Reconnaissances des conditions générales / Champ d'application des conditions générales
Les présentes conditions générales („CG“) constituent la base contractuelle exclusive pour la réception, le traitement et le décompte des clients par le cabinet d’avocats KOCKS & PARTNERS SRL („nous“), dont le siège est sis à B – 1050 Bruxelles, Avenue Legrand 41.
Ces dispositions sont d'application même en cas de conclusion d'une convention d'honoraires et de frais à moins que l'application des conditions générales est expressément exclue.
En nous mandatant, vous reconnaissez sans réserve avoir pris connaissance de nos CG et être liés par celles-ci.
Le mandat qui nous est confié par l’un de vos employés ou supérieurs, ou tout autre représentant légal ou apparent, vous lie.
Le mandat nous sera notifié par écrit, c’est-à-dire par courrier, par téléfax ou par courrier électronique.
Le mandat englobe toutes les prestations qui sont nécessaires afin de nous permettre d’exécuter celui-ci de manière appropriée et pertinente et afin aussi de pouvoir respecter notre devoir professionnel de diligence.
Les CG trouvent également à s’appliquer en cas de modification du mandat. Une extension du mandat par voie téléphonique sera immédiatement confirmée par nous, par écrit, et sera considérée comme réalisée si cette extension n’a pas été contredite par vous, par écrit, dans un délai de 6 heures à compter de l'envoi de notre confirmation écrite.
Le mandat sera uniquement exécuté dans l’intérêt du client qui nous l’a confié. Hormis celui-ci, aucune autre personne physique ou morale ne peut, sans notre consentement exprès et écrit, se prévaloir du mandat qui nous a été confié. De la même manière, aucun tiers ne pourra invoquer des droits qui découlent du mandat ou de l’exécution de celui-ci.
(2) Moyens de communication
Seront pris en considération, en tant que moyens de communication entre nous et le client, le courrier électronique, le courrier postal, le téléfax ainsi que le téléphone. Sauf contre-indication écrite de votre part, nous présumons que vous acceptez l’utilisation du courrier électronique et du téléfax bien que nous ne puissions pas garantir la sécurité ou la confidentialité de ces moyens de communication.
Il relève de votre responsabilité de vous assurer que l'échange de données effectué par le biais de votre numéro de téléfax ou de votre adresse e-mail, que vous nous avez communiqués, est sécurisé.
Vous reconnaissez expressément avoir conscience de tous les risques qui pourraient naître, dans le cadre de transmissions par téléfax, par courriers électroniques ou en particulier par voie orale, par des erreurs, des omissions ou des retards d’exécution.
Vous reconnaissez, en particulier, que la transmission par courrier électronique ne peut être garantie comme étant sûre ou dépourvue d’erreurs. Des informations peuvent être interceptées, endommagées ou détruites, être perdues, arriver en retard, être incomplètes ou contenir des virus. Nous n'assumons par conséquent aucune responsabilité à l'égard d'éventuelles erreurs ou omissions, lesquelles pourraient naître en raison de ce type de communication. Si vous souhaitez obtenir une garantie d’absence d’erreurs, nous vous invitons en ce cas à solliciter l’utilisation de la voie écrite sur papier.
(3) Exécution du mandat / Délais / Documents
Nous disposons librement du choix des moyens personnels et / ou matériels pour l’exécution de notre mandat et ne sommes donc pas des préposés d’exécution. Nous agissons consciencieusement avec la meilleure diligence requise, sans pour autant pouvoir garantir de résultat.
Vous vous engagez à nous fournir un exposé des faits aussi détaillé que possible et à nous communiquer, dans ce cadre, l’ensemble des pièces pertinentes en votre possession lesquelles sont nécessaires pour l’exécution correcte de notre mandat. Les pièces justificatives doivent être mises à notre disposition sous une forme électronique lisible et être complètes, précises et sincères quant à leur contenu.
Vous vous engagez à vous conformer à notre demande d’information et de production de documents dans le délai fixé et en respectant le principe de bonne foi. Des changements relatifs à l’exposé des faits doivent immédiatement nous être signalés par écrit.
Nous présumons que toutes les déclarations, les ébauches de solutions, les accords, les modèles de documents et autres pièces, qui requièrent votre coopération ou celle d’un tiers, seront mis à disposition dans le respect des délais imposés et nous seront retournés par le biais des moyens de communication énoncés au paragraphe (2) ci-dessus.
A votre demande, nous nous accorderons avec vous quant aux délais d'exécution de votre mandat. Les délais convenus ne sont toutefois mentionnés qu’à titre indicatif et ne créent aucune obligation dans notre chef.
Une fois que notre facture finale vous aura été envoyée, votre dossier papier sera – à l’exception des documents que vous nous aurez demandé de vous renvoyer – détruit à l’échéance de la période légale de conservation. Nous sommes en droit de retenir l’ensemble de vos pièces et documents tant que toutes les sommes dues n’auront pas été payées.
(4) Honoraires d'avocat / Frais de cabinet / Débours
Nos honoraires seront portés en compte dans le respect des normes juridiques belges en vigueur au moment du décompte.
Les honoraires d'avocat seront généralement facturés sur la base d’unités de temps. La prise de connaissance et / ou l’examen des éventuelles pièces telles que des lettres, des contrats, des pièces justificatives, des formulaires, des tableaux, etc. (énumération non exhaustive), les recherches juridiques préalables et les traductions peuvent également être facturées selon le temps de travail consacré. Les unités utilisées seront multipliées par notre taux horaire, lequel sera régulièrement mis à jour par nous.
Le taux horaire vous sera communiqué par écrit lors de la confirmation du mandat. Ce taux est réputé convenu en tant que taux horaire pour chacun des membres du cabinet. Le taux horaire est exclusif de la TVA belge qui sera portée en compte en sus. Le taux horaire peut, après l'expiration d'une période d'un an à compter du jour où le mandat a été confié, être augmenté annuellement à concurrence de 10%, sans que cette augmentation ne doive faire l’objet d'une notification préalable.
Vous nous autorisez à compenser nos honoraires, nos frais de cabinet et nos débours échus avec les sommes qui ont été versées sur notre compte tiers. Nous pouvons formuler des demandes raisonnables de provision et / ou établir des factures intermédiaires.
Nous nous réservons le droit de porter en compte en plus du taux d'honoraires convenu un success fee (honoraire de résultat) allant de 10% à 15% exclusif de la TVA belge qui sera porté en compte en sus lorsque le dossier présente un enjeu avec (a) des retombées économiques pour le client ou (b) un degré particulièrement élevé de complexité. Le success fee sera calculé en fonction (a) de l'importance des montants reçus ou économisés par le client ou (b) du résultat obtenu.
Les frais de cabinet, calculés séparément, comprennent principalement les frais de secrétariat, d’informatique, de correspondances, de ports, de photocopies ainsi que les autres frais liés au dossier (énumération non exhaustive). Il sera porté en compte un montant minimal de frais correspondant à 10% des honoraires d'avocat.
Vous pouvez prendre connaissance en annexe d'un aperçu de ces frais.
Les débours comprennent principalement les frais d’huissier, les frais de traduction jurée des pièces du dossier dans la langue de la procédure, les frais de transport et d’hébergement, les frais pour la recherche de documents, les frais d’enregistrement, les frais pour l’obtention d’extraits du registre de commerce, etc. (énumération non exhaustive) et seront calculés séparément selon le principe des frais réels.
Les frais découlant de la participation de professionnels externes tel que des experts, des comptables, etc. seront, pour autant que vous ayez consenti à leur désignation, directement à votre charge.
En cas de résiliation anticipée du mandat, nos honoraires, les frais de cabinet et les débours devront quand même être payés par le client.
(5) Estimation des honoraires
Notre estimation des honoraires n’englobe ni les frais de cabinet ni les débours.
Notre estimation des honoraires est formulée à titre indicatif et ne doit pas être considérée comme une offre contraignante dans notre chef, même si l’estimation indique des montants minimums et maximums.
Si le temps de travail effectif est inférieur au temps de travail qui avait été estimé, il ne sera facturé au client que le temps de travail effectivement réalisé. Si, à l’inverse, le temps de travail effectif devait être supérieur au temps de travail qui avait été estimé, l’intégralité du temps de travail sera facturé au client, sans que le surplus de temps de travail n’ait dû préalablement être notifié.
(6) Paiement des honoraires
Le règlement de nos honoraires, de nos frais et de nos débours doit être effectué dans le délai qui est indiqué sur les factures. Nous octroyons un escompte de 3% sur tous les paiements qui sont crédités sur notre compte dans les huit (8) jours à dater de l’émission de la facture ; en cas de paiement tardif, des intérêts de retard au taux de 10% seront automatiquement portés en compte à dater de l’échéance de la facture. En cas de paiement tardif nous sommes en droit de porter en compte des frais administratifs à concurrence de 10% du montant des frais et honoraires en tant que frais administratifs et ce sans autre avertissement.
En cas de non paiement dans le délai fixé et à l’expiration d’un délai supplémentaire de 10 jours, resté infructueux, nous sommes en droit soit de suspendre nos prestations jusqu’au paiement complet du solde restant dû, soit de mettre un terme au mandat, sans indemnités ni préavis. Une simple notification écrite suffit. Toute action en responsabilité, en particulier en raison du non respect d’un délai ou en raison d’une méconnaissance des devoirs d’information ou autre devoirs de diligence incombant aux avocats, est exclue.
(7) Redevabilité des frais et honoraires
Le débiteur de nos frais et honoraires est toujours le donneur d’ordre. Si le donneur d’ordre est un avocat ou une association d’avocats, celui-ci / celle-ci sera, en cas de non paiement et / ou de refus de paiement par le client, entièrement et personnellement redevable du paiement des honoraires, des frais et des débours échus, conformément aux règles déontologiques applicables en Belgique et à celles édictées par le C.C.B.E. en cas de situation transfrontalière.
(8) Limitation de responsabilité
Notre responsabilité répond aux exigences légales. Elle sera, pour les dommages causés par notre négligence ou par celle de nos collaborateurs, limitée au paiement d'une indemnisation correspondante au maximum au montant de l'enjeu du litige. D'autres actions en responsabilité sont exclues.
(9) Protection de données
Par les présentes, vous acceptez que nous puissions recueillir, stocker et traiter vos données personnelles afin de pouvoir exécuter au mieux notre mandat. Nous nous engageons à ne pas communiquer vos données à des tiers, à moins que la loi ne l'exige ou que vous marquiez votre accord. Vous avez un droit d'accès à vos données personnelles et pouvez exiger la correction de données inexactes ou incomplètes.
(10) Obligation d'identification et réglementation anti-blanchiment
Le client reconnaît que les prestations de service peuvent entrer dans le champ d'application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces. Cette législation comprend une obligation d'identification ainsi qu'une obligation de déclaration des transactions inhabituelles. En ce qui concerne le blanchiment de capitaux, il est fait référence en particulier à certaines activités de transactions financières, immobilières et de transactions impliquant des sociétés et autres entités juridiques.
En vertu de cette législation, K&P est tenue d’une obligation d’identification et de vigilance envers le client, son ou ses mandataires et ses bénéficiaires effectifs. Le client coopérera pleinement à cet égard et fournira toutes les informations demandées, accompagnées des documents nécessaires, à la première demande de K&P. Si ces informations changent au cours de la prestation de services, K&P doit en être immédiatement informée.
K&P se réserve le droit de suspendre ou de mettre fin à toute prestation de service si les informations fournies sont inexistantes ou insuffisantes ou si des doutes existent quant à l'exactitude des informations fournies. Cette suspension ou interruption n'entraîne aucune responsabilité de la part de K&P et n'affecte pas les services déjà rendus et facturables.
Le client accepte que les coûts et les frais des services fournis dans le cadre des obligations énoncées dans la présente législation soient facturés.
(11) Droit applicable / Clause de juridiction
Seul le droit belge trouve à s'appliquer à la présente convention. Dans le cas où les règles du droit international privé belge ou toute autre norme de droit matériel ou de droit judiciaire devait renvoyer à un autre ordre juridique, il ne sera pas tenu compte du renvoi vers cet ordre juridique étranger dans le cadre de la relation entre les parties.
Il est convenu que, pour l'ensemble des prétentions issues de la présente convention et pour tous les différends nés dans le cadre de celle-ci, seules les juridictions de Bruxelles/Belgique seront compétentes, à l'exclusion du conseil de l'ordre des avocats de Bruxelles, étant entendu que la langue de la procédure sera au choix le français ou le néerlandais.